Як краще розправлятися зі своїм списком завдань? Одночасно братися відразу за кілька справ, щоб заощадити час, або вдумливо розібратися з кожним пунктом індивідуально і не переходите до наступного? Отже, сьогодні розповідаємо як розібратися, чи варто робити багато справ одночасно, як фокусуватися на одному завданню і які списки з вашого пункту можна поєднувати.

Мультизадачність – добре чи погано?

Незважаючи на те, що мультизадачність вважається позитивною якістю і нерідко вказується в резюме в числі сильних сторін, дослідження показують, що одночасне виконання декількох завдань загрожує неуважністю, зниженою продуктивністю і частими помилками в роботі. Людський мозок не здатний обробляти одночасно дві і більше думок, тільки послідовно. Тобто, якщо ви придумуєте тему для дитячої новорічної фотосесії і паралельно пишете пост в блог про подорожі, ваш мозок буде постійно перемикатися з однієї теми на іншу. Не найефективніша витрата енергії і часу. Якщо ж ви повністю зосередитеся спочатку на одній справі і тільки потім перейдете на інше, то кожного завдання дістанеться по 100% уваги і енергії мозку. За фактом ви зробите все набагато швидше.

Як навчитися фокусуватися на одному завданню?

Фото: Unsplash

Якщо ви хочете, щоб ваш мозок максимально ефективно розправлявся з наявної завданням, важливо навчитися фокусуватися тільки на одній проблемі і не дозволяти увазі скакати з об’єкта на об’єкт. Для цього існують спеціальні техніки управління часом – наприклад, відомий метод Pomodoro, названий на честь кухонного таймера у вигляді помідора. Франческо Чирилло, автор цього методу, використовував такий таймер, щоб розбивати час на виконання однієї великої завдання на 25-хвилинні інтервали з перервами. Таке тренування уваги розвиває гнучкість мислення і швидкість реакції, покращує самодисципліну і зводить до мінімуму число непотрібних перерв.

Спробуйте встановити таймер на власному телефоні, коли наступного разу будете намагатися змусити себе сконцентруватися на одній великій і страшній задачі. Зрозуміло, інтервал в 25 хвилин не є строго обов’язковим: адаптуйте цю техніку під кожну конкретну задачу і свій графік роботи.

Ще одну ефективну техніку управління часом і пріоритетами описує Стівен Кові в своєму бестселері «Сім навичок високоефективних людей». Він розповідає про матрицю управління часом, в якій визначає всі завдання двома факторами – важливістю і терміновістю. Всі наші справи діляться на 4 групи:

  • важливі і термінові – то, що ми повинні робити в першу чергу з максимальним ступенем залученості;
  • важливі і нетермінові, які ми робимо в довгостроковій перспективі;
  • неважливі і термінові – як правило, сюди потрапляють зовнішні відволікаючі фактори (дзвінки, повідомлення, чужі завдання);
  • неважливі і нетермінові – невеликі справи, відволікаючі і віднімають час (непотрібні розмови, шкідливі звички, прокрастинація).

Ми повинні чітко розуміти, до якої групи належить та чи інша задача, і не дозволяти нетерміновим і неважливим справам поглинати наш час. Високоефективні люди, на думку Кові, більше уваги приділяють завданням з групи «важливе + нетермінове»: ці справи не провокують криз і стресів, як «важливі + термінові», більше нагадують гасіння пожеж, а, навпаки, приносять задоволення від роботи, сприяють підвищенню ефективності та продуктивності.

Нічого не робити – це нормально

Таке спостереження Стівена Кові наводить на думку, що дійсно важливі справи – це далеко не завжди справи з палаючими дедлайнами. Погодьтеся, що кожен раз, коли у вас з’являється вільна хвилина, що не забита купою справ, вам здається, що ви про щось забули. Дослідники стверджують, що поки ми, як нам здається, ледарюємо, наш мозок працює і обробляє накопичену інформацію, запам’ятовує факти і структурує дані. Уявляєте, що буде, якщо не давати йому час на це?

Важливо працювати в комфортному режимі, щоб не перевантажувати свою нервову систему і не змушувати мозок подібно механічному конвеєру видавати рішення за рішенням – це проти його природи. Невролог Ерл Міллер пояснює, що мозок не може швидко переключатися з одного завдання на інше «бесшовно» – при перемиканні він втрачає частину інформації і вимагає більше часу для відновлення загальної картини. Тому при перемиканні з одного завдання на інше ідеально буде дати мозку відпочити і якийсь час не робити нічого. Розслабтеся, переведіть увагу.

Які завдання можна поєднувати, а яким краще виділити окремий час?

Фото: Unsplash

Говорячи про шкоду мультизадачності, важливо розрізняти різні її види. Бувають ситуації, коли вам дійсно доводиться виконувати відразу кілька справ. Наприклад, перемикати увагу з закипаючого супу на плиті на телефон або кричущий таймер, який повідомляє про готовність вечері в духовці. Або керувати одночасно декількома проектами на роботі, тому що вони дійсно йдуть паралельно і ви нічого не можете з цим зробити.

У будь-якому випадку важливо намагатися зберігати послідовність у здійсненні дій і пам’ятати, що паралельність в цьому процесі призведе до втрати даних.

Для одночасного виконання потрібно, щоб хоча б одна із завдань була доведена у вас до автоматизму і не вимагала 100% вашої уваги. Наприклад, ви можете дивитися чергову серію улюбленого серіалу, готуючи просте блюдо на обід, слухати аудіокнигу на пробіжці або під час прибирання будинку, розмовляти з подругою по телефону, поки йдете в магазин або на роботу.

У чому ж секрет людей, які роблять великі справи? Вони роблять менше справ. Мультизадачність – це не надздібності, а шкідлива звичка, яка шкодить вам і вашій продуктивності. Навчіться фокусуватися, розслаблятися і розставляти пріоритети і не женіться за всіма зайцями. Ви здивуєтеся, але, роблячи менше справ, ви зробите дійсно більше.

Джерело